Mekanisme Perpustakaan

6. Mekanisme Perpustakaan

Sudah disinggung di atas bahwa sejak bertahun-tahun manusia menyimpan semua pengetahuan dan hasil kebijaksanaannya dalam perpustakaan-perpustakaan. Walaupun terdapat begitu banyak perpustakaan di dunia, namun tidak ada dua perpustakaan yang sama. Perbedaan-perbedaan itu disebabkan oleh bermacam-macam faktor: daerah atau tempat terdapat sebuah perpustakaan, perhatian para penyumbang atau pengurusnya, jenis-jenis karya yang dikumpulkan, keuangan, dan sebagainya. Walaupun perpustakaan itu menyimpan hasil-hasil yang terbaik yang pernah dicapai umat manusia, namun ia dapat memberi bahan-bahan mentah bagi karya-karya tulis.

Untuk mengumpulkan bahan-bahan mentah di perpustakaan itu seorang penulis tidak perlu membaca semua buku yang tersedia. Tidak seorang pun yang mempunyai cukup banyak waktu dan tenaga untuk membaca semua buku, majalah, surat kabar dan sebagainya yang terdapat dalam sebuah perpustakaan. Walaupun harus diakui bahwa koleksi tiap perpustakaan bersifat unik, namun mekanisme yang dipakai untuk menyelidiki buku-buku tersebut bersifat standard. Alat riset dan metode yang sama dapat digunakan di mana saja. Mekanisme standard yang dipakai pada semua perpustakaan untuk membantu setiap orang guna mencari bahan yang diperlukan adalah: kartu-kartu katalog, buku-buku referensi standard, indeks, dan lain-lain.

a. Kartu-kartu Katalog
    Pada setiap perpustakaan disediakan kartu-kartu katalog yang memuat keterangan tentang buku yang terdapat dalam perpustakaan itu. Kartu-kartu itu besarnya kira-kira 7,5 x 12,5 cm, disusun berdasarkan urutan nama-nama pengarangnya secara alfabetis. Kemudian dicantumkan juga judul buku dan pokok uraiannya. Mungkin terdapat variasi penyimpanan, namun prinsip kartu pengarang merupakan dasar pada umumnya.

Untuk memudahkan uraian, perhatikanlah contoh di bawah ini:


Nomor di sebelah kiri atas adalah nomor pengenal, nomor yang hanya berguna bagi petugas perpustakaan. Bagi orang biasa nomor itu tidak penting, tetapi harus ditulis pada waktu mengisi kartu pinjaman, sehingga petugas perpustakaan mudah mencarinya. Contoh di atas diambil dari kartu katalog Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Indonesia.

Pada perpustakaan yang sudah maju, kartu-kartu katalog itu memperinci dengan cermat semua keterangan yang diperlukan tentang buku itu. Sesudah nomor pengenal, baris pertama dari kartu katalog itu mencantumkan nama pengarang (nama keluarga lebih dahulu, nama kecil) serta tahun kematiannya, bila pengarang itu sudah meninggal. Baris kedua memuat judul buku (dalam hal ini dipergunakan huruf kapital bagi huruf pertama dari kata-kata yang penting, kecuali nama diri seluruhnya dengan huruf kapital), edisi, data publikasi, yang terdiri dari: Tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit. Dalam sebuah karya tulis final data-data itu harus diikut-sertakan sebab itu harus dicatat dengan cermat.

Pokok ketiga yang juga dicantumkan dalam kartu-kartu katalog adalah: besarnya atau tebalnya buku, banyaknya halaman buku, bab dan jumlah jilid. Juga dimuat keterangan-keterangan lain (kalau ada) tentang gambar-gambar, peta, bibliografi, indeks, yang perlu bagi pembaca. Sering disertakan pula data-data tentang ulang-cetak, yang dapat memberi sugesti tentang nilai buku itu. Semua keterangan ini tidak perlu dicantumkan dalam sebuah karya tulis final. Ini tidak berarti bahwa hal-hal itu tidak perlu diketahui.

Sama pentingnya pula adalah pokok yang keempat (yang tidak selalu ada pada semua kartu katalog) yaitu analisa isinya. Jika terdapat analisa isi, maka dapat segera diketahui apakah buku itu berguna bagi keperluan penulis untuk mengutip bahan-bahan bagi karya yang tengah dikerjakannya itu.

Seperti telah dikatakan di atas, setiap perpustakaan memiliki sistim penyusunan kartu katalog tersendiri. Di samping ada kartu katalog pengarang, terdapat juga kartu katalog judul, dan kartu katalog subyek. Juga semuanya disusun menurut urutan alfabetis. Jadi tiap buku harus memiliki tiga kartu katalog, sehingga bila ingatan nama pengarang lebih pasti, maka nama pengarang itulah yang dicari dalam urutan alfabetis kartu katalog pengarang, dan kalau nama judul buku yang diingat maka akan dicari pada urutan alfabetis dari kartu katalog judul. Sebaliknya kartu katalog subyek sebenarnya sama dengan kartu katalog pengarang, namun dikumpulkan bersama-sama dalam suatu judul utama yang menyangkut subyek yang bersangkutan.


Kartu judul pertama-tama memuat judul buku dalam huruf kapital. Baris berikutnya dicantumkan nama pengarang dengan mendahulukan nama keluarga, sedangkan baris ketiga sekali lagi menyebut judul buku dengan huruf kapital bagi huruf-huruf awalnya. Selanjutnya keterangan-keterangan lain sama seperti pada kartu pengarang.

Walaupun penyusunan kartu katalog itu pada prinsipnya menurut urutan alfabet dan merupakan tugas dari petugas perpustakaan, namun perlu kiranya diketahui oleh semua orang, sehingga dengan mudah orang dapat menggunakan kartu-kartu tersebut. Ada beberapa ketentuan tambahan yang biasa dipergunakan, yang perlu diketahui pemakai perpustakaan:
(1) Singkatan-singkatan dan angka-angka yang terdapat pada sebuah judul buku, ditempatkan dalam urutan sesuai kepanjangannya, misalnya: R.A. Kartini akan disusun dalam urutan kepanjangannya Raden Ajeng Kartini; 1000 Peribahasa akan disusun dalam urutan kepanjangan Seribu Peribahasa.
(2) Penyusunan nama pengarang adalah: Nama keluarga, nama kecil, lalu gelar-gelar. Nama-nama asing yang mempergunakan de, van, von diperlakukan agak lain dari ketentuan tadi. Unsur-unsur itu ditempatkan di belakang nama kecil, misalnya: Berg, C.C., van de, Prof. Dr.
Einstein, von, Prof.
(3) Judul-judul buku disusun menurut kata-kata yang terpenting. Sebab itu unsur-unsur: The, De, Das, A, An, Une, Le, La, dan semacamnya yang mengawali judul buku itu tidak diperhitungkan. Kata berikutnya yang dipakai untuk menyusun urutan alfabetis.
(4) Kartu katalog subyek disusun menurut urutan alfabetis:
     Ilmu Bumi - Amerika
     Ilmu Bumi - Belgia
     Ilmu Bumi - Congo
     Ilmu Bumi - Indonesia
     Ilmu Bumi - Zelandia Baru
(5) Tetapi pokok yang mengenai sejarah selalu disusun menurut urutan kronologis:
     Indonesia - Sejarah - sampai tahun 700
     Indonesia - Sejarah - tahun 700 - 1600
     Indonesia - Sejarah - tahun 1600 - 1940
     Indonesia - Sejarah - tahun 1940 - 1966


b. Buku-buku Referensi
    Buku-buku referensi adalah buku-buku yang dimaksudkan untuk dipakai sebagai penerangan atau sebagai dasar untuk mencari keterangan yang khusus mengenai pokok-pokok tertentu. Yang termasuk dalam buku-buku referensi adalah: Buku Katalogus, indeks majalah, indeks harian, kamus umum, ensiklopedia umum, kamus-kamus biografi, buku-buku tahunan, peta atau atlas-atlas, dsb. Untuk mencari bahan-bahan bagi karya tulis, skripsi atau disertasi lebih baik kita harus mencarinya di ruang baca perpustakaan yang biasanya menyediakan buku-buku referensi itu.


(1) Buku Katalogus 
     Buku katalogus adalah sebuah buku yang berisi buku-buku yang terdapat di pelbagai perpustakaan, sebagai pelengkap kartu-kartu katalog yang sudah dibicarakan di atas. Buku-buku semacam itu biasanya diterbitkan oleh perpustakaan untuk dikirim ke perpustakaan-perpustakaan lain yang memerlukannya.

Buku katalogus ini dapat diterbitkan juga oleh penerbit-penerbit atau badan-badan yang terkenal sebagai pemberitahuan kepada perpustakaan-perpustakaan atau instansi-instansi tentang buku-buku yang diterbitkan dalam jangka waktu satu tahun atau lebih. Sebab itu mereka yang ingin mengetahui informasi tentang buku-buku yang baru, hendaknya mencari buku-buku katalogus itu di ruang baca.


(2) Indeks Majalah
     Artikel-artikel dalam majalah-majalah merupakan bahan bacaan mutakhir yang penting, tetapi artikel-artikel itu tidak didaftarkan dalam kartu-kartu katalog, hanya nama majalah itu sendiri yang bisa dimasukkan dalam kartu katalog. Untuk mencari artikel-artikel yang terdapat di dalam majalah atau publikasi-publikasi lainnya, maka oleh redaksi biasanya dibuat daftar tentang semua artikel yang pernah ditulis dalam majalah tersebut. Daftar tersebut dinamakan indeks majalah.  

Bila kita akan mempergunakan indeks majalah, pertama-tama kita harus mengetahui bagaimana cara memakainya. Pada halaman pertama dari buku indeks itu biasanya diberikan keterangan tentang singkatan-singkatan yang dipergunakan, tentang urutan bagian-bagiannya dan lain-lain. Sebelum memindahkan bahan-bahan dari indeks majalah ke dalam sebuah bibliografi, maka sangat penting memahami kedua sistim itu, yaitu sistim indeks dan sistim yang dipergunakan dalam menyusun bibliografi dalam sebuah karya ilmiah.


(3) Indeks Harian 
     Pada umumnya artikel-artikel dalam harian-harian tidak dimasukkan dalam daftar indeks. Tetapi ada beberapa harian yang terkenal biasanya membuat indeks bagi artikel-artikel atau berita-berita yang dimuat dalam harian tersebut. Oleh karena itu sebagai bahan perbandingan dapat dipergunakan bahan-bahan dari surat-surat kabat tersebut, mengingat pada umumnya surat-surat kabar biasanya memuat berita-berita yang sama pada tanggal yang sama.

Harian yang terkenal yang biasa membuat indeks bagi berita-berita atau artikel-artikel yang pernah dimuatnya adalah New York Times dan Times (London). Harian-harian Indonesia belum memiliki indeks. Untuk kepentingan penelitian di kemudian hari sebaiknya harian-harian yang besar sudah memikirkan hal itu.


(4) Kamus Umum 
     Kamus umum yang tidak dipersingkat, merupakan sumber yang paling baik tentang kata-kata umum. Ia memberikan keterangan tentang maknanya, tentang ejaannya, etimologisnya, dsb. Sebab itu hal-hal yang umum sangat mudah dicari dalam Kamus Umum.

Dalam bahasa Indonesia, Kamus Umum yang dianggap baik dewasa ini adalah Kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh W.J.S. Poerwadarminta. Kamus ini sudah mengalami ulang-cetak yang ke-V pada tahun 1976. Pada cetakan ini diadakan perbaikan dan tambahan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen P & K. Sebenarnya kamus ini, yang tebal seluruhnya 1156 halaman, belum memenuhi persyaratan sebagai sebuah kamus yang baik.

Umumnya semua negara atau bahasa memiliki kamus-kamus umum yang diterima sebagai kamus standard. Misalnya: A Dictionary of American English, empat jilid, diterbitkan oleh University of Chicago Press. The Oxford English Dictionary, 12 jilid, Clarendon Press, Oxford. Webster's Third New International Dictionary of the English Language, G. & C. Merriam Co.


(5) Ensiklopedia Umum
     Sebuah ensiklopedia umum berusaha memberi artikel-artikel yang obyektif dan dapat dipercaya, serta pokok-pokok persoalan yang mendapat perhatian umum. Karena ensiklopedia itu ada banyak macamnya, serta berbeda antara satu edisi dengan edisi yang lain, maka ada baiknya untuk mempergunakan beberapa ensiklopedia untuk suatu hal tertentu. Di antara ensiklopedia-ensiklopedia yang terkenal adalah: 

     Encyclopaedia Britannica, beserta Lembaran Tambahan Tahunan "The Britannica Book of Year".
     Encyclopaedia Americana, beserta Lembaran Tambahan Tahunan "The American Annual".

Walaupun telah diusahakan untuk menulis sebuah ensiklopedia dalam bahasa Indonesia, namun hasilnya belum memuaskan.

Untuk mencari bahan-bahan keterangan, hendaknya dipergunakan ensiklopedia terbitan terakhir, karena edisi-edisi terakhir itu mencerminkan juga hasil-hasil karya sarjana terakhir. Kecuali kalau penulis ingin mengetahui bagaimana pendapat orang-orang dulu tentang suatu hal, maka boleh dipergunakan edisi terdahulu. 


(6) Buku-buku Referensi lainnya
     Di samping pokok-pokok yang telah diuraikan di atas, buku-buku referensi meliputi juga dokumen-dokumen pemerintah, buku-buku tahunan, dan buku-buku dari sumber-sumber khusus.  

Yang termasuk dalam dokumen-dokumen pemerintah misalnya brosur-brosur yang diterbitkan oleh departemen penerangan, atau oleh departemen-departemen lainnya mengenai hal-hal yang menyangkut bidangnya masing-masing. Sebaliknya buku tahunan diterbitkan untuk memperingati peristiwa-peristiwa yang penting yang terjadi dalam tahun yang lalu. Buku ini dapat diterbitkan oleh instansi-instansi resmi maupun swasta, dan dapat berbentuk: almanak seni, almanak musik, almanak kesehatan, atau berupa laporan tahunan.

Yang dimaksud dengan sumber-sumber khusus adalah terbitan-terbitan mengenai suatu bidang khusus, tetapi tidak termasuk dalam laporan atau buku tahunan. Misalnya: ensiklopedi-ensiklopedi seni, ensiklopedi musik, ensiklopedi sastra, sejarah seni lukis, sejarah panggung, biografi dan sebagainya.

    

Baca: Buku Komposisi Gorys Keraf